学習塾でおすすめの経費精算システム比較10選！選び方や導入メリット・デメリットを解説

学習塾をはじめとした教育業界では、講師の出張や出勤などで出張費や交通費が嵩みがちであるため、経費精算に大きな負担を強いられている方も多いのではないでしょうか。

しかし、煩わしい作業を自動化できる経費精算システムを使えば、申請から承認までを効率化して経費精算をスムーズに完了させることができます。

この記事では、そんな経費精算システムの中でも学習塾におすすめのサービスを比較しつつ、解説します。

なお「多数の経費精算システムから最適な経費精算システムを選ぶのは難しい」と感じる方は、簡単な設問に答えるだけで、自社の課題解決に最適なサービスを紹介してくれる「ビジトラ」を利用してみてください。

この記事でわかること
費用を抑えつつ経費精算システムを導入したい場合は「ジョブカン経費精算」がおすすめ スタッフによる手厚いサポートで導入を手助けして欲しい場合は「楽楽精算」がおすすめ 高機能で高い継続率を誇る経費精算システムを導入したい場合は「HRMOS経費」がおすすめ 経費精算システムを選ぶポイントは「自社の課題に適した機能があるか、カスタマイズ性が高いか、既存のシステムと互換性があるか」などである どの経費精算システムを選べば良いか分からない場合は、経費精算システムを比較しつつ最適なサービスを見つけられる「ビジトラ」を活用するのがおすすめ

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学習塾向けのおすすめ経費精算システム比較表

おすすめの学習塾向け経費精算システムについて比較表を用いて紹介します。

なお、「確実に自社にあった経費精算システムを導入したい」という場合、経費精算システムを比較しつつ最適なサービスを見つけられる「ビジトラ」を活用するのがおすすめです。

ビジトラなら、簡単な設問に答えるだけで、自社の課題解決に最適なサービスを導入できるため、導入後に「何か合わない」といった事態を回避できます。

学習塾におすすめの経費精算システム比較10選

学習塾におすすめの経費精算システムを比較しつつ解説します。

ジョブカン経費精算

出典：https://ex.jobcan.ne.jp/

ジョブカン経費精算は、多方面に事業を展開している株式会社DONUTSが提供するクラウド型経費精算システムです。

基本的な機能を押さえつつ、月額440円/1ユーザーと低価格で、最低利用料金も月額5,000円と安価なため、小規模の企業や事業所でも導入を検討しやすいです。

乗換案内やICカードに連携しているため、自動で明細を取り込むことができ、入力の手間を省略できます。

また、アラート機能が充実しており、ミスや不正を防いで申請から承認までの時間を短縮することも可能です。

電子帳簿保存法にも対応しており、スマホ撮影・スキャナ取込によるデータ化で、あらゆる経費精算・支払依頼書安全に保管できます。

料金(税込)	月額440円/1ユーザー
対応機能	クレジット・プリペードカード連携 ICカード連携 スマホ対応 Amazonビジネスとの連携 規定違反チェック機能 など
無料トライアル	○
運営会社	株式会社DONUTS
公式サイト	公式サイト

楽楽精算

出典：https://www.rakurakuseisan.jp/

楽々精算とは、株式会社ラクスが運営する国内累計導入社数No.1の実績がある経費精算システムです。

楽々精算は自動化に特化しており、領収書は専用アプリで写真撮影するだけで自動でデータ化・保管が可能です。

また、ICカードのデータ読み込みによる交通費自動申請や、自動仕訳機能、既存の会計ソフトに応じた自動出力機能、振込用データの自動生成など、機能が充実しています。

もちろん、電子帳簿保存法にも対応しており、データでの経費申請が可能で、適宜フォーマットのカスタマイズもできるため使い勝手の良いサービスです。

料金(税込)	初期費用110,000円＋月額33,000円~
対応機能	OCR機能 経路検索 クレジット・プリペードカード連携 ICカード連携 Amazonビジネス連携 規定違反チェック 経費データ分析 など
無料トライアル	○
運営会社	株式会社ラクス
公式サイト	公式サイト

HRMOS経費

出典：https://www.ezsoft.co.jp/ekeihi/

HRMOS経費とは、業界で20年以上の実績があるイージーソフト株式会社が運営している、信頼度が高い経費精算システムです。

煩雑になりがちな交通費や出張費、会議費、交際費など複数の経費申請を電子化・一元管理できるシステムを採用しており、業務の効率化が可能です。

また、HRMOS経費には豊富な連携機能が標準搭載されており、社内の環境に合わせて設定することができます。

加えて、システム選定時の相談から導入後の運用まで専任担当がサポートするため、初めてのシステム導入でも安心です。

料金(税込)	月額31,900円~
対応機能	OCR機能 経路検索 クレジット・プリペードカード連携 ICカード連携 Amazonビジネス連携 違反チェック 経費データ分析 など
無料トライアル	○
運営会社	イージーソフト株式会社
公式サイト	公式サイト

freee支出管理 経費精算Plus

出典：https://www.freee.co.jp/expenses/

freee支出管理 経費精算Plusは、freee株式会社による会計処理向けに自動化された、クラウド型経費精算システムです。

高精度OCRが特徴で、手間のかかる入力作業を自動化できることに加え、同シリーズのシステムとの併用も可能なため、業務負担を軽減させることができます。

また、スマホからの申請・承認にも対応しており、複数の領収書もまとめてスキャンが行えるため効率的に経費精算を行うことが可能です。

なお、料金プランはミニマム、ベーシック、プロフェッショナルの3コースから最適なプランを選択でき、請求は使った分だけであるため、コストを抑えて利用できます。

料金(税込)	月額7,500円~
対応機能	OCR機能 経路検索 クレジット・プリペードカード連携 ICカード連携 Amazonビジネス連携 経費データ分析 など
無料トライアル	○
運営会社	freee株式会社
公式サイト	公式サイト

マネーフォワード クラウド経費

出典：https://biz.moneyforward.com/expense/

マネーフォワード クラウド経費とは、スマホアプリ/PCからどこでも申請・承認が可能な経費精算システムです。

OCRによる領収書の自動入力、駅名入力やICカード履歴からの交通費自動計算など多くの機能を搭載し、徹底的なデータ連携により入力の手間を大幅に削減しています。

また、振込データの自動作成、インターネットバンキングとの自動連携もできるため、振込もワンクリックで完了可能です。

なお、課金対象となるのは申請・承認に携わったユーザーのみとなっているため、従業員が多くても実際に操作するユーザーが少なければ低コストで利用できてお得です。

料金(税込)	月額2,980円~(50名以下)
対応機能	OCR入力 オペレーター代行 クレジットカード連携 ICカード連携 スマホアプリ対応 など
無料トライアル	○
運営会社	株式会社マネーフォワード
公式サイト	公式サイト

rakumo ケイヒ

出典：https://rakumo.com/product/gsuite/expense/

rakumo ケイヒとは、Google Workspaceと連携したクラウド型経費精算システムです。

rakumo ケイヒは、カレンダーツールやNAVITIMEと連携したシンプルな経費精算システムで、交通費を自動で計算してくれます。

スケジューラーに予定を入力し、出発地と到着地を登録するだけで、定期区間を控除した交通費の算出が可能です。

電子帳簿保存法への対応はオプション機能で別料金になりますが、オプション機能を追加しても低コストで利用できる、導入しやすいシステムとなっています。

料金(税込)	月額330円~/1ユーザー
対応機能	乗換案内連携 規定違反チェック 会計システム連携 など
無料トライアル	○
運営会社	rakumo株式会社
公式サイト	公式サイト

Concur Expense

出典：https://www.concur.co.jp/expense-management

Concur Expenseとは、経費精算の申請から管理まで簡単にできる、世界中で利用されているConcurシリーズのサービスです。

Concur Expenseは、交通系ICカードや法人カード、出張・経費関連の外部サービスと連携することで、入力作業をなくし経費精算の自動化が可能です。

また、規定違反チェック機能による不正防止や分析機能なども備わっており、プランも中小企業向けStandard版と中堅・大企業向けProfessional版の2つが提供されているため、自社の課題に合わせて選ぶことができます。

導入時はもちろん、導入後も専任担当者からサポートを受けられるため、初めて経費精算システムを導入する場合でも安心です。

料金(税込)	月額33,000円~
対応機能	OCR機能 経路検索 クレジット・プリペードカード連携 ICカード連携 Amazonビジネス連携 違反チェック など
無料トライアル	×
運営会社	株式会社コンカー
公式サイト	公式サイト

チムスピ経費

出典：https://www.teamspirit.com/ex/

チムスピ経費とは、株式会社チームスピリットが提供する、経費精算を含めた事務処理全般の手間を削減できる経費精算システムです。

スマホ対応や経路検索、OCR機能はもちろん、複数の明細を一括入力することが可能で、手間を省いて申請できます。

また、外貨精算にも完全対応しており、海外出張の精算時にも便利です。

加えて、チムスピ経費はレポート・ダッシュボード機能を標準搭載しており、様々な視点から自社の経費利用状況を分析することができ、支出の適正化にも最適なサービスです。

料金(税込)	月額16,500円~
対応機能	OCR機能 ICカード連携 経費データ連携 乗換案内連携 外貨精算対応 経費分析 など
無料トライアル	×
運営会社	株式会社チームスピリット
公式サイト	公式サイト

TOKIUM経費精算

出典：https://www.keihi.com/expense/

TOKIUM経費精算とは、電子帳簿保存法対応の完全ペーパーレス・クラウド型経費精算システムです。

入力ミスや規定違反を防止しつつ、入力時間の90％を削減することで、担当者の負担軽減や大幅なコストダウンを実現しています。

申請者はスマホで領収書を撮影・ポストに投函、承認者もスマホを1タップすれば経費精算が完了となり、原本確認や保管といった煩わしさがありません。

また、TOKIUM経費精算はサポート体制が手厚く、導入前から導入後まで専任コンサルタントが運用を支援してくれます。

加えて、経理担当者以外も直接サポートセンターに問い合わせることができるため、経理担当者の負担も軽減することが可能です。

料金(税込)	月額11,000円~＋領収書件数
対応機能	定期区間の控除 乗換案内連携 オペレーター入力代行 OCR機能 クレカ連携 ICカード連携 スマホアプリ対応 など
無料トライアル	×
運営会社	株式会社TOKIUM
公式サイト	公式サイト

バクラク経費精算

出典：https://bakuraku.jp/expense/

バクラク経費精算は、株式会社LayerXが提供するAI機能を活用した経費精算システムです。

AI-OCR機能を搭載しており、領収書は最大100枚一括アップロードが可能、わずか数秒でデータ化できます。

税率に応じた自動仕訳に対応し、目視確認の手間を削減できるほか、不正申請を自動検知するアラート機能もあるため、経理担当者の作業工数を75%削減できます。

業務の効率化と手厚いサポートから、サービス継続率は99%以上となっており、信頼度と満足度の高いサービスと言えます。

料金(税込)	月額33,000円~
対応機能	OCR機能 経路検索 規定違反チェック機能 スマホアプリ対応 など
無料トライアル	○ (1週間)
運営会社	株式会社LayerX
公式サイト	公式サイト

経費精算システムを選ぶ際のポイント

経費精算システムを選ぶ際のポイントは、以下の通りです。

経費精算システムを選ぶポイント
自社の課題に適した機能があるか カスタマイズ性が高いか 既存のシステムと互換性があるか サポート体制が十分か 電子帳簿保存法に対応しているか

なお、「どの経費精算システムが自社に合っているか分からない」という場合は、経費精算システムを比較しつつ最適なサービスを見つけられるビジトラを活用してみてください。

自社の課題に適した機能があるか

経費精算システムを選ぶ際は、自社の課題に適した機能があるかどうか確認しましょう。

前提として、自社の経費精算業務にどのような課題があるのか明確にしておくことが重要です。

課題を明確にしておかないと、せっかく経費精算システムを導入しても機能を効果的に使えない可能性があります。

経費精算には従業員が立て替えた一般経費のほか、交通費や出張費など様々な種類があるため、自社の現状や課題を客観的に把握し、最適なシステムを選ぶようにしましょう。

カスタマイズ性が高いか

経費精算システムを選ぶ際は、カスタマイズ性が高いかどうか確認しましょう。

システム導入により従来の申請様式からやり方が大きく変わってしまうと、効率が上がるどころか手間や時間がかかってしまう可能性があります。

一方、フォーマットや運用フローを柔軟にカスタマイズできれば、システムに徐々に慣れていくことが可能です。

申請様式や項目を自社に合ったものに簡単に変更できるシステムを選ぶと、導入から運用までスムーズに進められます。

既存のシステムと互換性があるか

経費精算システムを選ぶ際は、既存のシステムと互換性があるか確認しましょう。

既存システムと互換性があるシステムを選べば、システム導入から運用までスムーズに行うことが可能です。

加えて、多くの企業では給与計算システムや労務管理システムなど様々なシステムを利用しています。

そのため、既存システムと相性の良い経費精算システムを選ぶことで、無駄な業務を削減して業務全体の効率を上げることができます。

サポート体制が十分か

経費精算システムを選ぶ際は、サポート体制が十分か確認しましょう。

初めて経費精算システムを導入する場合や、システムに関する知識をもつ従業員がいない場合、サポート体制の充実性は運用に大きく影響します。

システム導入時に研修が受けられるか、eラーニング教材が提供されているかなどもチェックすべきポイントです。

システムを提供する業者によってサポート内容はそれぞれ異なるため、サポート内容を導入前に確認してシステムを選ぶようにしましょう。

電子帳簿保存法に対応しているか

経費精算システムを選ぶ際は、電子帳簿保存法に対応しているか確認しましょう。

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存することを認める法律です。

2024年1月からメールなどで行った電子取引データは紙で出力して保存することは認められず、オンラインで保存することが義務化されています。

そのため、経費精算システムを導入する場合は、電子帳簿保存法に対応しているシステムを選ぶようにしましょう。

経費精算システムとは？

経費精算システムとは、経費精算を行うために必要な入力、申請、承認などの業務を効率化するシステムです。

通常、従業員が経費申請するには、領収書やレシートと共に申請書を作成し、経理担当者や承認者からチェックと承認を貰わないと精算ができません。

そのため、通常業務を行いつつ申請書作成やチェックに時間を割かねばならず、申請者にも承認者にも手間や負担がかかっていました。

しかし、経費精算システムがあれば、クレジットカードやICカードのデータを自動で取り込んだり、領収書を自動でデータ化したりする機能があるため、大幅な作業の効率化が期待できます。

学習塾で経費精算システムを導入するメリット

学習塾で経費精算システムを導入するメリットは、以下の通りです。

経費精算システム導入のメリット
申請者や承認者の負担を軽減できる 領収書の紛失や計算ミスを防ぐことが可能 経費にかかるコストを削減できる 申請の不正を防止することが可能

詳しく解説します。

申請者や承認者の負担を軽減できる

学習塾で経費精算システムを導入すると、申請者や承認者の負担を軽減できます。

リモートワークが増えている中で、紙の申請書の場合は申請のために出社する必要があり、申請者にとっては負担となってしまいます。

また、申請後に上司や承認者の確認に時間がかかったり、修正点や不明点を都度やりとりしたりする必要があり、承認者にも負担が発生します。

その点、経費精算システムを導入すれば、申請から承認まですべてオンラインで行うことが可能です。

加えて、システム上で申請者と承認者間のやりとりができるため、確認や修正もオンラインでスムーズに行うことができ、双方の負担を軽くすることができます。

領収書の紛失や計算ミスを防ぐことが可能

学習塾で経費精算システムを導入すると、領収書の紛失や計算ミスを防ぐことが可能です。

通常の経費精算業務では正確さが重要で、領収書の紛失や計算ミスがあると、チェックや修正で手間も時間もとられてしまいます。

一方、経費精算システムを導入すると、明細をシステムに自動で取り込めたり、自動計算したりすることができるため、手間が減少し業務の効率化を図ることができます。

経費にかかるコストを削減できる

学習塾で経費精算システムを導入すると、経費にかかるコストを削減できます。

企業では経費にかかるコスト削減のために、無駄な経費をなるべく減らしたり、過剰請求を防止したりと、さまざまな対策を行っています。

ただ、人の目を介したチェックには限界があり、手間や時間もかかってしまいます。

そこで、経費精算システムを導入すると、自動検知機能や分析機能などにより、手間を省きつつ経費の適正化やコスト削減効果が期待できます。

申請の不正を防止することが可能

学習塾で経費精算システムを導入すると、申請の不正を防止することが可能です。

紙の申請書の場合、不正をしていないか一枚ずつ人の目で確認しなければなりません。

一方、経費精算システムには不正な支出を自動検知してリアルタイムで通知するアラート機能があるため、人の目を介さずとも不正な経費申請を防ぐことが可能です。

システム化すれば、目視による確認よりも正確で素早く不正な申請をピックアップできるため、負担軽減や作業効率の向上も期待できます。

学習塾で経費精算システムを導入するデメリット

学習塾で経費精算システムを導入するデメリットは、以下の通りです。

経費精算システム導入のデメリット
全ての経費関連業務をシステム化できるわけではない 従業員が対応できない可能性がある 経費精算に費用がかかる

詳しく解説します。

全ての経費関連業務をシステム化できるわけではない

学習塾で経費精算システムを導入しても、全ての経費関連業務をシステム化できるわけではありません。

電子帳簿保存法の影響もありペーパーレスやオンライン化が進んでいますが、いきなり全ての経費関連業務をシステム化することは現実的ではありません。

電子保存した領収書データがあるとはいえ、原本の確認ができるように破棄せず保管している企業も多いです。

そのため、すべてを電子化しようと考えるのではなく、特に作業効率が悪い部分や、負担の大きい部分をシステム導入で改善することを検討しましょう。

従業員が対応できない可能性がある

学習塾で経費精算システムを導入しても、従業員が対応できない可能性があります。

システム導入により、申請者も承認者も負担が軽減し作業効率の向上が見込める一方、従来のやり方を変更する際には不安感やストレスが生じることも考えられます。

特に経理担当者や承認者が最新システムに対応できないと、有用な機能があっても使いこなすことができません。

そのため、システム導入時にサポートが受けられるか、設定後のアフターフォローをしてもらえるかなどを確認しておくと安心です。

経費精算に費用がかかる

学習塾で経費精算システムを導入すると、経費精算に費用がかかることになります。

当然、システム導入や運用にはコストが発生し、料金は利用人数によって決まっていることが多いため、従業員が多い企業ほどコストは高くなりやすいです。

ただし、料金体系はシステムによって異なるため、複数のシステムで比較検討することは重要です。

システム導入前にシステムの費用対効果をしっかり算出し、自社に最適な料金体系の経費精算システムを選択しましょう。

学習塾で経費精算システムを導入する手順

学習塾で経費精算システムを導入する手順は、以下の通りです。

経費精算システムの導入手順
自社の課題を明確にする 自社の課題に合った経費精算システムを比較検討する テスト運用を行ってみる 本格的に経費精算システムを導入する

詳しく解説します。

1. 自社の課題を明確にする

まず、自社の課題を明確にしましょう。

課題を明確にすると、自社に必要な機能も明確になるためシステムを選びやすくなります。

そのため、経費精算システムの導入の前に、自社にはどのような課題があり、どこを改善したいのかなど、しっかり洗い出しておきましょう。

2. 自社の課題に合った経費精算システムを比較検討する

次に、自社の課題に合った経費精算システムを比較検討します。

自社の課題の洗い出しができたら、課題解決に適した機能がある経費精算システムを選定します。

多機能のシステムは幅広い課題を解決することに向いていますが、その分運用コストも高くなるため、本当に必要な機能かどうかは見極める必要があります。

そのため、課題が多い場合は優先順位をつけて、最も解決したい課題に向けた機能のあるシステムを選ぶようにしましょう。

なお、どのシステムが自社に向いているか分からない場合は、最適なサービスをAIによって診断してくれるビジトラの利用がおすすめです。

3. テスト運用を行ってみる

次に、テスト運用を行います。

導入するシステムが決定したら、まずは小規模でテスト運用を行い、スムーズな業務遂行が可能かチェックします。

加えて、テスト運用では、システムの設定や操作に疑問点や不備がないかを確認することも重要です。

テスト運用中であれば、納得できるまでシステムの提供元とやりとりをして疑問を解消でき、自社に合っているかどうかの最終的な判断も可能です。

4. 本格的に経費精算システムを導入する

最後に、本格的に経費精算システムを導入します。

テスト運用で業務に特に問題がなく、疑問点や不備も解消できたら実際に運用を開始しましょう。

導入直後はシステムに不慣れなため、予め操作方法や設定方法などをまとめたマニュアルがあると便利です。

また、申請者から質問されやすい項目を合わせてまとめておくと、業務をスムーズに進められるためおすすめです。

学習塾で経費精算システムを導入する際によくある質問

学習塾で経理精算システムを導入する際に、よくある質問を紹介します。

経費精算システムの料金相場は？

経費精算システムの料金は、従業員一人あたり平均500円前後の月額料金が課金される料金体系になっている場合が多いです。

よって、利用する従業員の数によって相場は変動します。

従業員数	月額料金相場
3~50人	1,500~30,000円
51~100人	30,000~40,000円
101~200人	40,000~70,000円
201~300人	80,000~120,000円
301人~	問い合わせ

なお、経費精算システムによっては導入にあたり最少人数が設定されていたり、大企業向けのものだったりと、制約付きの場合もあります。

経費精算システムの多くは料金が明確に記載されていないため、おおよその利用者数を算出してから問い合わせるのがおすすめです。

経費精算システムの効果はすぐに出る？

経費精算システムの効果が出るには、ある程度の時間が必要です。

従業員が新しいシステムに慣れるための時間と、データ分析には情報が必要なため、効果が出ていると実感できるには最低でも2~3ヶ月が必要と考えておきましょう。

ただし、システムへ慣れるまでの時間は、導入前に備わっている機能やマニュアルなどを予め共有しておくことで、ある程度短縮が可能です。

従って、すぐ効果を実感したいなら、システム運用を社内で周知しておくことが大切と言えます。

無料で使える経費精算システムはある？

経費精算システムの導入や運用にはコストがかかりますが、中には無料で使えるシステムもあります。

無料の経費精算システムは導入や運用にコストがかからないため、経費精算システムがどのようなものか試すのに最適です。

ただし、無料の経費精算システムは設定がシンプルで分かりやすい反面、基本的な機能しか備わっていないことが多く、自社に合わせたカスタマイズなどはできません。

また、サポートも最低限のものしか受けられない可能性があり、システムに関して知識のある従業員がいない場合は、むしろ作業効率が下がるリスクもあります。

そのため、無料の経費精算システムを検討する場合は、自社の課題に機能が合っているか、サポートはどの程度受けられるのかよく確認するようにしましょう。

学習塾でおすすめの経費精算システム比較まとめ

この記事では「学習塾でおすすめの経費精算システム」を比較しつつ、紹介しました。

経費精算システムを導入すると、入力業務削減や申請から承認までの円滑化、不正申請の防止など、さまざまな効果が期待できます。

ただし、自社の課題解決に最適な機能のあるシステムを選ばないと、思うような効果は得られません。

そのため、経費精算システムを選ぶ際には自社の課題を洗い出し、ニーズを明確にしてから比較検討を行うようにしましょう。

なお、「多数の経費精算システムから最適な経費精算システムを選ぶのは難しい」と感じる方は、簡単な設問に答えるだけで、自社の課題解決に最適なサービスを紹介してくれる「ビジトラ」を利用してみてください。